10 principais Erros ao fazer uma invoice internacional

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A invoice é um documento essencial na hora de enviar e receber produtos de fora do Brasil, já que funciona como uma espécie de nota fiscal para garantir que ambos os países envolvidos na transação recolheram os impostos necessários. Porém, é muito comum que novos empreendedores cometam alguns erros ao fazer uma invoice.

Por se tratar de um documento fiscal, é importante que os dados estejam corretos e que não exista divergências entre as informações emitidas e a mercadoria em si. Isso porque grande parte desses erros, apesar de comum, pode trazer problemas para o exportador e até fazer com que a mercadoria fique parada na alfândega.

Para lhe auxiliar a evitar esse problema, separamos um post com a lista dos principais erros para você evitar. Confira!

10 principais Erros ao fazer uma invoice

1- Invoice sem assinatura

Esse erro acontece especialmente em mercadorias que vêm da China, já que o costume do país é assinar por meio de carimbos, e a Receita Federal não aceita esse tipo de assinatura, já que a exigência são assinaturas a próprio punho do exportador.

a assinatura da invoice deve ser feita a próprio punho
a assinatura da invoice deve ser feita a próprio punho

Na hora de emitir sua invoice, lembre-se de emitir 3 cópias originais com assinatura e carimbo para evitar esse problema, usando sempre caneta azul para que não surjam dúvidas se a assinatura é original e não um carimbo.

Leia também Como pagar invoice internacional passo a passo

2- Invoice dentro da embalagem

Outro erro bastante comum na hora de fazer uma invoice é colocar o documento dentro da caixa da mercadoria. Isso faz com que a Receita e Correios não a encontrem, já que as caixas só são abertas quando há conferência aduaneira física, algo incomum nas exportações.

A orientação é colocar a invoice ao lado de fora da embalagem, em local que possa ser facilmente vista.

3- Fazer pagamento por pessoa física ou empresa diferente

Muitas empresas acabam realizando os pagamentos aos seus fornecedores por empresas diferentes das que estão importando ou até mesmo por pessoas físicas. Porém, isso pode acabar gerando um grande problema, já que os dados de pagamento não coincidem com os dados de exportação na invoice.

4- Receber do importador dinheiro em espécie durante viagens internacionais

Alguns empreendedores que viajam pelo mundo para fechar negócios acabam recebendo o valor da mercadoria em espécie durante viagem de negócios.

Embora a intenção não seja realmente obter vantagem e pagar menos impostos, muitas vezes nesse valor não está calculado o valor do frete e outras despesas, e muitas vezes o exportador ainda acaba saindo no prejuízo na hora de enviar a mercadoria.

Além disso, essa prática pode gerar uma série de problemas em transações formais feitas com registro no Siscomex – sistema da Receita Federal.

5- Receber pagamento em moeda diferente da estabelecida na invoice

A invoice é um documento que recolhe todas as informações da transação, desde a mercadoria que está sendo enviada, até a forma de pagamento e moeda. Entre os principais erros ao fazer uma invoice está o recebimento do pagamento em moeda diferente da declarada no documento.

6- Declarar um valor na invoice menor do que o recebido

Um erro bastante grave na hora de fazer uma invoice é declarar um valor de venda menor do que aquele cobrado realmente ao seu importador, na tentativa de diminuir os impostos pagos.

Essa prática não somente traz sérios problemas à importação como também à empresa exportadora, já que essa prática é considerada ilegal.

7- Não realizar inspeções de embarque

O que mais vemos em transações de importação e exportação são diferenças nas quantidades de mercadoria declaradas na invoice e as quantidades que estão realmente sendo exportadas.

Essa prática pode ser tanto por falta de atenção ou pela falta de inspeção no embarque.

Isso também poderá gerar um problema com a Receita, já que será encarado como uma tentativa de evitar custos extras.

8- NCM incorreto

O NCM é um código numérico que permite a identificação do produto de uma forma mais prática pela Receita. Esse código é importante para servir como base para cálculos administrativos e aduaneiros, especialmente para a determinação da carga tributária. Isso quer dizer que influencia diretamente nos impostos estaduais e nacionais.

é importante que todas as informações como a NCM estejam corretas
é importante que todas as informações como a NCM estejam corretas

Colocar uma NCM incorreta na invoice emitida pode gerar uma série de transtornos para o exportador, como multas pela ocorrência de uma infração.

9- Falta de informação do peso líquido e bruto

Deixar de informar o peso líquido e bruto das mercadorias também gera uma série de problemas para o exportador, que muitas vezes recebe a mercadoria de volta para que esses erros sejam corrigidos antes da mercadoria ser liberada para exportação.

10- Informações do exportador ou importador incompletas

Outro erro que acontece muito em empresas que exportam suas mercadorias é preencher de maneira incompleta as informações como nome, CNPJ e endereço do importador ou da própria empresa que está exportando. 

Além disso, existem casos em que esses dados são inconsistentes com os demais documentos de importação como o Packing List e Conhecimento de Transporte.

Agora que você viu quais são os 10 principais erros ao fazer uma invoice, fique atento a cada um deles para evitar cometê-los durante seu processo de exportação de mercadorias. Lembre-se de nunca alterar o valor de venda dos produtos, e certifique-se de que as quantidades declaradas na invoice são realmente as quantidades que estão sendo exportadas para evitar problemas com a Receita Federal.

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