Como pagar invoice internacional passo a passo

Para quem atua na área do comércio exterior, é importante saber como preencher uma invoice e realizar pagamentos adequadamente, já que essa é uma tarefa que faz parte do dia a dia desses profissionais. Mas você sabe como pagar invoice internacional?

As invoices são faturas comerciais ou faturas internacionais que servem como uma espécie de nota fiscal em transações que são feitas fora do país. Seu principal objetivo é facilitar a certificação de transações feitas ao redor do mundo que envolvam tanto a exportação como a importação de produtos e serviços.

Além disso, o documento ainda garante que as operações feitas fora do país sejam registradas, e que cada um recolheu os tributos necessários.

Entenda mais sobre o assunto a seguir e aprenda um passo a passo completo de como pagar invoice internacional!

O que é uma Invoice?

Como citado acima, um invoice internacional, ou commercial invoice, é um documento que comprova uma transação realizada no exterior. O comprovante é usado junto com as notas fiscais comuns para o desembaraço alfandegário no Brasil e também em outros países ao redor do mundo.

Esse documento deve ser emitido sempre que as empresas ou profissionais prestam serviços ou enviam mercadorias de um país para o outro, e nele estão todas as informações e condições de negociação entre importador e exportador.

É importante ressaltar, porém, que existem diversos tipos de invoice, mas o objetivo do documento é o mesmo para todos eles.

Da mesma forma, não existe um modelo universal de invoice, e cada empresa formata o documento de acordo com suas necessidades e o que achar mais vantajoso, desde que todas as informações obrigatórias estejam presentes, corretas e de maneira clara tanto para leitura como para entendimento.

Também devemos ressaltar que uma invoice não substitui a nota fiscal, que também deve ser emitida em âmbito nacional normalmente.

Quais são os impostos que incidem sobre uma invoice?

O documento isenta a empresa de pagamento do PIS e COFINS, porém, recolhe alíquotas e impostos baseadas nas atividades prestadas, além do IOF e Taxa de Câmbio, que também são recolhidos.

Como pagar invoice internacional passo a passo

1- Reúna documentos e informações obrigatórias

O primeiro passo para pagar a invoice internacional é reunir todos os documentos necessários e informações obrigatórias da fatura comercial. Vale lembrar que sem a invoice a empresa não consegue liberar o transporte, remessas e embarques.

Na hora de preencher as informações, lembre-se de fazer o documento nos dois idiomas da transação, ou em inglês.

A documentação que deve constar em seu invoice são:

Nome e endereço

A primeira informação que deve ser preenchida em uma invoice é o nome e endereço do exportador e importador, assim como razão socia, telefone e CNPJ.

Descrição do produto ou do serviço

Outra informação importante e que deve estar presente na invoice é a especificação da mercadoria ou do serviço por meio da NCM – código em números que permite que a Receita Federal identifique de maneira mais prática os produtos que estão sendo exportados.

Data da emissão

A data da emissão da invoice também deve estar presente, junto com as datas da previsão estimada de embarque e desembarque da mercadoria.

Local de embarque e desembarque

Informe quais os locais em que sua mercadoria irá embarcar e desembarcar durante a transação comercial.

Modal de transporte

Preencha em que tipo de transporte a sua mercadoria está sendo enviada, como:

• ferroviário;
• aéreo;
• marítimo;
• rodoviário;
• aquaviário.

Descrição técnica dos produtos

Além de declarar o tipo de produto que está sendo enviado para o exterior, você também deve preencher as informações a respeito de:

• quantidade;
• peso bruto;
• tipo de embalagem;
• número e marca de volumes;
• peso líquido;
• cuidados e condições de transporte.

Valor da fatura comercial

Informe sempre o valor unitário, a moeda em que foi paga a transação, e o valor total do serviço. A invoice também deve informar frete e demais despesas.

Condições de pagamento

Além de preencher as condições de venda e termos (INCOTERM), o exportador deve informar a modalidade de pagamento, se foi feito crédito, parcelado ou à vista, e também os dados para transferência bancária.

País de aquisição ou de origem

Preencha as informações a respeito do país de origem em que a mercadoria foi produzida e o país de aquisição, considerado aquele em que a mercadoria foi adquirida para ser exportada, sem considerar o país de origem dos insumos e mercadoria.

Por exemplo, se você produz roupas e compra tecidos da China, sempre que exportar para fora do Brasil deverá preencher que o país de aquisição ou país de origem é o Brasil, já que o seu produto foi fabricado em território nacional.

Carimbo e Assinatura

As vias da invoice devem estar assinadas pelo exportador manualmente e carimbadas, e é importante que estejam em papel timbrado.

2- Acesse um portal online gerador de Invoice

Hoje em dia, diversos bancos e plataformas online oferecem um sistema para geração de invoices. Para isso, basta fazer o cadastro com seu e-mail e preencher os dados necessários que listamos acima.

3- Conclua o processo

Depois que todos os dados foram preenchidos, revise as informações para evitar erros e conclua o processo. Lembre-se que você deve imprimir o documento em papel timbrado, que deve ser carimbado e assinado.

Além disso, é necessário ter 3 cópias originais do documento.

Leia também: 10 principais Erros ao fazer uma invoice internacional

Quando a invoice deve ser emitida?

A invoice deve ser emitida sempre que houver exportação de produtos para o exterior ou prestação de serviços, sendo usada para garantir a legalidade da transação em âmbito nacional e internacional, como vimos no início do artigo.

É importante que você saiba que a invoice deve ser emitida sempre pelo exportador, após a confirmação de compra e antes da emissão do registro de exportação e faturamento.

Agora que você viu como pagar invoice internacional e aprendeu a realizar o processo passo a passo, escolha a melhor plataforma online para preencher os dados e emitir seu documento. Lembre-se de emitir 3 cópias originais em papel timbrado, assinar e carimbar cada uma delas.

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